Sporirea eficienței și productivității prin reducerea semnificativă a timpului alocat pentru accesarea și găsirea informației căutate, care este indexată și ușor de identificat.

Creșterea securității documentelor prin stabilirea drepturilor de acces în cadrul aplicației. Șansele de accesare neautorizată a documentelor sunt mult mai mari atunci când acestea sunt depozitate într-un spațiu fizic.

Reducerea costurilor atât în ceea ce privește consumul de hârtie, dar și logistica (spațiu, dulapuri, echipamente) și personalul angajat.

Accesibilitate crescută. Fiind accesibilă online de oriunde, utilizatorii pot să vizualizeze, să partajeze, să modifice și să stocheze documente, într-un mod securizat.

Optimizarea timpului de lucru în realizarea documentelor la care lucrează mai multe persoane în paralel. Dacă în trecut documentul era trimis pe email de la o persoană la alta pentru a fi editat și adăugat/modificat (de cele mai multe ori utilizând track changes), prin folosirea soluției de Document Management, documentele pot fi editate în același timp în secțiuni diferite de către mai multe persoane.

Optimizarea fluxurilor de lucru și aprobare a documentelor, chiar și când persoanele care trebuie să aprobe sunt în deplasare sau compania are mai multe sedii în țară sau în străinătate.

Reducerea riscului de amenzi sau sancțiuni în procesul de administrare a documentelor, în cazul nerespectării normelor și prevederilor legale legate de administrarea și stocarea documentelor companiei.

Redobândirea informațiilor într-un timp scurt în caz de dezastre naturale, spre deosebire de documentele fizice, care pot deveni irecuperabile.

10 motive să optați pentru sistemul nostru de management al documentelor în cadrul organizației dumneavoastră:

1. Funcționalitatea de versionare a documentelor – chiar dacă mai mulți utilizatori lucrează pe același document electronic din sistem, vor înțelege ușor la fiecare accesarea documentului stadiul în care se află acesta și vor fi mereu siguri că lucrează pe ultima variantă.

2. Facilitează colaborarea între utilizatori – la producerea unui document se poate lucra în mod cooperativ de către utilizatorii alocați, asigurându-se astfel un timp redus în realizarea acestuia, precum și o garantare a calității pentru versiunea finală.

3. Securitatea documentelor/conținutului – sistemul de management al documentelor are implementate politici riguroase de securitate, bazate pe autentificare individuală, integrată cu funcționalități Active Directory. Controlul accesului se face pe bază de roluri (RBAC) și astfel fiecare utilizator poate vedea documentele sau conținutul în funcție de permisiunile acordate rolului din sistem care i-a fost alocat. Securitatea și confidențialitatea datelor stocate într-un sistem de management al documentelor este asigurată atât în exterior, cât și pentru utilizatorii interni.

4. Accesul rapid al conținutului, prin funcționalități de căutare: tag-urile, categoriile și metadatele asociate fișierelor/documentelor ușurează căutarea acestora.

5. Disponibilitate ridicată – sistemul are la bază o accesare de tip web-based, angajații unei companii pot avea acces direct la documente din orice loc cu acces la internet și la orice oră – funcție de politica companiei.

6. Continuitate a afacerii – prin politici de backup aplicate care se implementează, backup-ul și recuperarea datelor se realizează ușor pe un echipament de stocare al clientului sau la cerere, se poate face o copie de siguranță în Datacenter-ul Microsoft sau a unui partener extern.

7. Sistemul este integrabil cu software terț – se elimină introducerea de date redundante și se asigură fluxul informației între platforme separate.

8. Adaptarea la tipul de afacere a clientului – se pot personaliza interfețele, funcționalitățile, workflow-urile interacțiunile cu alte sisteme (ex.: conectarea la un server de baze de date) pentru a fi cât mai aproape de logica de business dorită.

9. Scalabilitatea – sistemul adresează atât nevoile unei companii mici care lucrează pe documente, cât și companiilor medii sau mari, unde volumul de documente este foarte mare; diferența constă doar în capacitatea de stocare necesară fiecărui client.

10. Eficiența în timp și costuri – sistemul de management al documentelor este ușor de folosit, cu o adopție rapidă în rândul utilizatorilor non-tehnici datorită similarității cu produsele Office, asigurând și prin funcționalitățile intrinseci eficientizarea activității, cât și reducerea costurilor.